Vie quotidienne au bureau : Quelques astuces pour bien effectuer ses reportings !

Pour les 2/3 des salariés, le reporting représente trop de travail. Voici quelques trucs pour limiter les effets de cette activité jugée chronophage.

Gérer son temps
Le reporting est quasiment devenu la règle dans les entreprises où toute activité doit être soigneusement consignée sur un serveur en réseau afin d’informer en temps réel la direction et/ou les clients de l’avancée des projets, de l’atteinte des résultats et des heures passées – et donc facturées. Avant de vous lancer, menez votre petite enquête en demandant à vos collègues comment ils s’y prennent. Les méthodes de chacun peuvent être utilement mises en commun. Puis, aménagez-vous des plages horaires fixes consacrées au reporting. « Je conseille de faire deux sessions par jour, midi et soir, entre 5 et 15 minutes chacune, explique Muriel, après 9 années passées dans des agences de conseil en communication. Il vaut mieux un reporting quotidien qu’hebdomadaire, sans quoi on risque d’y passer son vendredi après-midi, donc perdre une demi-journée de travail. »

Optimiser l’utilisation du logiciel
La plupart des logiciels prévoient une foule d’options pour satisfaire tout type d’utilisateurs. Mais avez-vous besoin de tous ces champs qui occupent votre fenêtre de travail ? Désactivez le plus d’options possibles pour vous concentrer sur les trois ou quatre indicateurs qui vous sont réellement utiles. Pour connaître le réglage des options, sachez qu’il existe souvent un guidelines à destination des salariés, généralement rédigé sur l’intranet de votre entreprise.

Prévoir son reporting
Pour y passer le moins de temps possible, mieux vaut préparer vos reportings. D’abord, créez un document d’accès rapide (bloc-notes ou tableur) sur votre ordinateur. Au fur et à mesure de votre travail, consignez-y les éléments qui seront importants dans votre prochain reporting. Vous n’aurez alors plus qu’à copier ce document plutôt que d’aller chercher les informations une par une dans les différents dossiers de votre disque dur. De même, si vous devez rapporter les résultats de votre service ou de votre direction, demandez à vos collaborateurs de vous remettre régulièrement leurs informations utiles, que vous n’aurez plus qu’à consigner.

Faire court
Pour Eric Mokemat, directeur technique chez Informations Builders, éditeur d’un logiciel de reporting, « la question que doit se poser le salarié qui fait son reporting est :  » quel est le point commun entre tous les lecteurs de cette information que je m’apprête à livrer ?  » » Rédiger une information, c’est d’abord savoir qui va la lire et pourquoi. Si vous pouvez répondre, votre reporting n’en sera que plus efficace et ne sera pas encombré d’informations inutiles. Ainsi, discutez le plus possible avec la personne qui lit et utilise vos reportings pour savoir ce qu’elle en fait.

Expliquer le but du reporting
« Le reporting paraît inutile aux utilisateurs finaux, déplore Frédérique Sanson, responsable marketing et communication chez Information Builders, parce qu’ils n’en voient pas le retour, la réutilisation. » De fait, si vous-même êtes utilisateur des reportings de vos collaborateurs, communiquez-leur régulièrement les résultats ou les décisions qui ont été prises suite aux informations qu’ils ont données : cela dopera leur motivation et la qualité des infos données.

Publié le 08/01/2013 – Apec.fr – Par Jean Chabod

Retrouvez toutes nos offres d’emplois sur Moovijob.com !