Le management des collaborateurs en télétravail

Le développement des technologies a largement favorisé la mise en place du télétravail. Mais avec l’apparition d’équipes plus nomades doit naître une nouvelle forme de management.

Tablettes, ordinateurs portables, smartphones, logiciels… les technologies qui rendent aujourd’hui le télétravail possible ne manquent pas. Beaucoup d’entreprises se sont lancées mais pour les managers se pose la question de savoir comment gérer des collaborateurs à distance. “Une chose est sûre, on ne peut pas faire du télétravail à 100 %. Les membres de mon équipe se trouvent partout en Europe, c’est donc très difficile d’avoir une réunion hebdomadaire, mais nous nous employons à nous rencontrer une fois par trimestre, pendant deux jours. C’est un minimum”, explique Sophie Vandriessche, directrice commerciale EMEA pour la division SaaS de Citrix (cloud computing). Alors comment s’organiser avec des collaborateurs ?

Aie confiance…
“Le travail à distance va directement engager la confiance d’un manager”, rapporte Denis Fernandez, coach en entreprise. Ainsi, il est difficilement possible de savoir si une personne qui travaille depuis chez elle respecte scrupuleusement des horaires traditionnels. Le manager va donc devoir lâcher du leste. “La nature de notre activité fait que chacun est sur son territoire et gère ses clients. Cela a un côté assez individuel. Mais nous sommes également interdépendants. C’est donc à chacun d’entre nous d’organiser le travail comme on le peut. Nous avons de plus en plus de flexibilité grâce aux technologies. Ce qui est primordial, c’est évidemment la confiance”, précise Sophie Vandriessche. Pour le coach en entreprise, selon l’activité et la personnalité de l’encadrant, les façons de gérer la situation peuvent varier. “Certains vont s’assurer, via les technologies existantes, que leurs collaborateurs sont par exemple bien connectés dès 9 heures du matin. Mais ce n’est pas indispensable, bien souvent, c’est que l’activité en elle-même l’exige”.
Mais la confiance ne suffit pas et vous allez devoir répondre présent, tout en ne vous trouvant pas dans les mêmes locaux. “Un autre point me semble important, la disponibilité. Il est nécessaire en tant que manager d’être à l’écoute et disponible pour les membres de son équipe car la démarche de communication est forcément moins facile que lorsque l’on se trouve dans les mêmes bureaux, indique Sophie Vandriessche. Mais cela passe par la technologie, que ce soient les SMS, le téléphone, les e-mails via tablette, smartphone ou ordinateur, les chats… C’est devenu très facile d’envoyer une petite question via ces outils. Quand on manage, il est important de valider les préférences de chacun, de ne pas imposer un seul moyen de communication, pourvu que l’on reste joignable”. Pour elle, il n’est pas tolérable que ses collaborateurs doivent attendre pour avoir une réponse à leur interrogation.

Restez groupés
Denis Fernandez insiste sur le fait qu’un salarié en télétravail ne doit pas se sentir isolé. “Il doit ressentir qu’il appartient toujours à une équipe. S’il se sent seul, c’est alors au manager d’intervenir. Il doit fédérer autour de lui et des projets”, déclare le coach. Un aspect également relevé par la directrice commerciale EMEA pour la division SaaS de Citrix : “En outre, il est indispensable de créer de la cohésion. Via la technologie, nous avons désormais la possibilité de communiquer sur des projets en cours. J’utilise mes propres solutions car nous pouvons regarder ensemble les fiches clients. Nous utilisons également une plateforme de collaboration où nous inscrivons nos tâches effectuées, mais il n’est pas question pour autant de demander à consulter le planning de mes collaborateurs”. Mais pour que tout se passe pour le mieux et dans l’intérêt de tous, le télétravail, s’il ne doit pas être fliqué, doit être en revanche parfaitement encadré.

Attention aux limites
“Il est très facile de constater si un télétravailleur effectue correctement ses tâches quotidiennes, comme s’il se trouvait dans un bureau, ou non, lance Denis Fernandez. Un manager se rendra rapidement compte d’une éventuelle baisse de productivité”. Pour éviter tout situation de ce type, ou à l’inverse, qu’un membre de votre équipe travaille trop, il vous revient la tâche d’expliquer quelles sont les modalités en la matière. “Il est crucial de bien mettre au point un cadre, que cela ne soit pas considéré par les autres membres de l’équipe comme un cadeau… Il faut baliser les questions relatives à la communication, au temps de travail, au fait que cela n’implique pas pour les équipes d’être disponibles 24 heures sur 24… Cela permet d’éviter les débordements”, recommande Sophie Vandriessche. Car exit les idées reçues, “manager un télétravailleur est une tâche très exigeante, pointe Denis
Fernandez. Les rencontres informelles n’existent plus, il faut également être le plus clair et le plus direct possible lorsqu’on se trouve en présence de ses équipes afin qu’il n’y ait pas de doutes qui subsistent. Contrairement à un management plus classique avec des collaborateurs présents dans les locaux de la société, vous devrez savoir doser parfaitement la relation entre fermeté et complicité”. Cette nouvelle organisation de travail est très appréciée des salariés qui, à coup sûr selon le coach, vous le rendront bien.

Publié le 07/01/2014 – Courriercadres.com – Par Julie Tadduni

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