Moovijob : dans les coulisses du report du plus grand évènement de l’année !

Chez Moovijob, comme dans le marché de l’emploi en général, on constate une très forte saisonnalité avec les mois de janvier, février, mars, septembre et octobre qui correspondent aux périodes les plus chargées de l’année. Outre cette périodicité « naturelle », le mois de mars ajoute de l’intensité au sein des bureaux de l’entreprise luxembourgeoise qui prépare d’arrache-pied son plus grand évènement : le salon Moovijob Tour Luxembourg se déroulant historiquement fin mars.

 « Entre la phase de commercialisation, la mise en place du plan média et de la stratégie de communication, la production du site Internet dédié, le choix de nos prestataires, le planning de la journée, le guide officiel, le plan du salon… L’organisation d’un tel évènement demande une année complète de préparation ! » ; explique Yannick Frank – Directeur Luxembourg de Moovijob.

Pour cette jeune équipe, le plan d’actions est rodé. Moovijob organise en effet une dizaine d’évènements par an depuis 2010. « Mais chez nous, la remise en question est permanente. Même en cas de succès total, nous prenons le temps de relever nos points d’amélioration pour faire toujours mieux. Et on sait très bien que l’évènementiel est risqué car tout ne dépend pas que de nous ! »  

L’entrée en scène d’un invité surprise : le coronavirus

Cela s’est malheureusement confirmé cette année, avec l’entrée en scène d’un nouvel invité qui pour rien au monde n’aurait souhaité manquer cette 10ème édition : le Coronavirus. « Nous avons commencé à en entendre parler comme tout le monde en décembre lorsque les premiers cas se sont déclarés en Chine. » Fin janvier, plus d’une vingtaine de pays sont touchés mais la situation reste très sereine au sein de Moovijob qui organise avec succès une soirée de recrutement à Strasbourg le 4 février. Puis tout s’accélère : fin février l’OMS parle pour la première fois d’un risque de pandémie et confirme officiellement cela le mercredi 11 mars.

Moovijob se situe alors en plein « sprint final » pour le salon qui doit se tenir le vendredi 27 mars. « Lorsque nous voyons que la situation se dégrade à une vitesse impressionnante entre fin février et la première semaine de mars, on ose pour la première fois aborder l’éventualité d’un report du salon ! », explique Yannick. Moovijob travaille alors de manière confidentielle sur plusieurs scénarios envisageables : « On joue alors une sorte de double jeu car l’objectif principal est de rassurer nos collaborateurs, nos partenaires et nos clients qui commencent à se questionner sur le maintien du salon. Un décalage se crée entre le discours que nous tenons et les différents cas de figure imaginés car à cet instant, vraiment tout est possible ! ».

 

Ne laisser aucune place aux doutes

Moovijob utilise alors la semaine du lundi 2 mars pour prendre la température (sic) de l’ensemble des acteurs concernés par le projet. C’est à ce moment que les premiers échanges ont lieu entre l’entreprise et les professionnels de la Santé. Les recommandations sont alors favorables au maintien du salon. La dégradation de la situation se poursuit le week-end des 7 et 8 mars et le lundi 9 mars au matin, Moovijob prend la décision de rassurer sa communauté : « Nous avons mis un message précisant que le salon se déroulerait bien le 27 mars mais que de nombreuses mesures seraient prises. Une page spéciale est alors créée sur le site officiel afin d’expliquer cela : www.moovijobtour.com/coronavirus.html »

La situation s’aggrave lors de la soirée du lundi 9 mars, ce qui donne lieu à une réunion de crise au sein de Moovijob dès les premières heures du mardi 10 mars. « On sent alors que tout le monde est un peu perdu. Les gouvernements continuent de dédramatiser la situation pour ne pas créer un effet de panique, nos clients se questionnent…bref on sent qu’il va falloir agir en prenant une décision rapidement. ». Après plusieurs appels passés, le choix est fait de reporter l’évènement.

« Déplacer notre plus grand évènement de recrutement à moins de 3 semaines du salon, c’est clairement le pire scénario. Dans un tel moment, il faut savoir garder son calme, prendre du recul, relativiser et surtout ne laisser aucune place aux doutes. A partir du moment où on voit que tous les ingrédients ne sont plus réunis pour que le salon soit un succès, la décision devient naturelle. »

La décision est prise de reporter au 12 juin

Ce n’est pas une décision mais une flopée de décisions que doit alors prendre la direction de Moovijob. Reporter le salon ? ok mais à quand ?  « Là encore, nous nous devons de travailler sur plusieurs hypothèses. On se rapproche des lieux afin de savoir quelles sont les disponibilités restantes mais ce n’est pas tout. La période doit être propice aux recrutements, il faut également faire attention aux vacances des différents pays frontaliers et au planning de nos autres évènements. » Un beau casse-tête en soi.

La date du vendredi 12 juin est rapidement choisie. Une fois la décision prise et annoncée à l’intégralité de l’équipe Moovijob, le plan d’actions s’adapte : « Nous devons alors agir vite et de manière synchronisée et contrôlée. C’est simple, le travail d’une année doit être refait de manière condensée : prévenir l’ensemble des concernés du changement de date, nos partenaires, clients, prestataires, mettre à jour le site, les visuels, c’est tout un plan média qu’il faut réajuster en quelques heures ».

L’annonce du report a été très bien accueillie, aussi bien du côté des 166 exposants que du côté des visiteurs qui attendent beaucoup d’une telle journée : « Nous travaillons sur une relation de confiance avec nos clients et cette situation ne fait que renforcer cette confiance. Comme dans chaque période difficile, il faut retenir le positif et les leçons apprises lors de la gestion d’un tel cas ! ».

En espérant désormais que le 12 juin prochain, la 10ème édition du Moovijob Tour Luxembourg marquera le renouveau d’un climat économique pour l’heure confronté à de rudes épreuves.

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